Правила деловой переписки

Основные правила деловой переписки

Современная форма делового общения сложилась еще около ста пятидесяти лет назад в Англии. Именно оттуда берут свое начало правила этикета при составлении деловых писем. Тогда, из-за несоблюдения правил корреспонденции в мировом сообществе некоторые страны даже теряли свой авторитет и престиж. Поэтому писари строго изучали все нововведения и предписания, чтобы не ошибиться при составлении делового письма. И хотя сегодня намного легче соблюдать правила орфографии и пунктуации благодаря глобальной компьютеризации, иногда можно сделать текст письма просто-напросто нечитаемым и непонятным. Поэтому делайте общение как можно проще, но не переходите грань дозволенного. Если изложение всех необходимых аспектов делает письмо слишком перегруженным терминами или просто с большим охватом тем, лучше напишите еще одно, уточняющее письмо. Оформите его по такой, единой для всех структуре:

1. Наименование отправителя.
2. Дата написания.
3. Контактные данные адресата.
4. Вступление (здесь коротко расскажите о сути вашего обращения, укажите тему и цель письма. В идеале достаточно трех-пяти предложений).
5. Основная часть, где следует изложить все аспекты, которые вы хотите обсудить.
6. Заключение (используйте в этой части формулу вежливости, то есть выражение отношения к человеку).
7. Контакты отправителя.
8. Прочие дополнения.

При написании делового письма лучше всего использовать редактор текста Microsoft Word. Выберите шрифт Times New Roman, 12-14 размер и 1-2 пт междустрочный интервал, номер страницы следует указывать в нижнем правом углу. Как показывает мировая практика - это самые оптимальные текстовые настройки для написания делового письма. Не забудьте при отправлении распечатанного экземпляра использовать фирменную бумагу или хотя бы логотип предприятия – это ваша визитная карточка. Отнеситесь к ее оформлению очень тщательно, ведь таким нехитрым способом вы подчеркнете свою авторитетность и индивидуальность. При международной переписке составлять письмо лучше всего на английском языке как наиболее оптимальном для всего мирового сообщества. Обязательно придерживайтесь делового тона, особенно не используйте просторечия, ведь в некоторых случаях их могут расценить как речевую агрессию. В зависимости от степени вашего знакомства с адресатом применяйте в обращении разные формации слов, которые выражают ваше отношение к получателю. Например, «Уважаемый», «Почтенный» или даже «Дорогой». Как можно больше разделяйте деловое письмо на смысловые абзацы, чтобы сделать его как можно легче для восприятия. Пользуйтесь правилом: первый и последний абзац не больше пяти строк, остальные - меньше восьми. Никогда в деловой корреспонденции:

• не сокращайте слова, которые идут вместе с обращением к адресату (например, «нач. фирмы» вместо «начальник фирмы»; «ув.» вместо «уважаемый»);
• не обращайтесь в деловой переписке на «ты», это не просто некорректно, а даже вульгарно;
• не употребляйте двусмысленные фразы и неточности, также избегайте перегруженности «профессионализмами».

В конце прописывайте благодарности адресату, хотя бы за то, что он прочитает ваше «творчество». После получения ответа согласно деловому этикету вы должны отписаться в течение десяти дней, если письмо печатное, если электронное – не более чем, через 48 часов. Поэтому, если вы ожидаете отклика на свою корреспонденцию, как можно чаще проверяйте почту, чтобы не проглядеть ответ.

Да, несомненно, по прошествию лет, сколько существует корреспонденция, уже выработался устойчивый ряд правил и норм этикета для написания делового письма. Но, несмотря на это, как показывает опыт известных дипломатов, сейчас эффективность от написания деловой корреспонденции стала отходить от общепринятых догматов. 

Автор: Екатерина ТЫЩЕНКО

Комментарии